Avec de plus en plus d’entreprises déplaçant des ressources vers des événements virtuels, nous avons compilé ce guide rapide et pratique sur la façon de créer un événement virtuel réussi pour votre entreprise.
En ce moment, il existe de nombreuses agences proposant le service de conception d’évènement en ligne sur leur plateforme spécialisée. Vous pouvez très bien donc demander l’aide de ses professionnels. De cette manière, vous pourriez avoir un évènement reflétant l’image de votre entreprise.
Limitez la durée des sessions
Une keynote ou une session en petits groupes de 60 minutes lors d’un événement en face-à-face est assez standard et ne ressemble généralement pas à un slog.
Mais c’est en partie parce que les participants ont d’autres stimuli et la capacité de vivre des présentations dans un environnement en trois dimensions.
Il est beaucoup plus difficile de retenir l’attention du public dans un événement virtuel, par rapport à une conférence en personne.
Vous pouvez aussi vous lancer dans le « webinine ». Il s’agit d’un webinaire qui ne dure que neuf minutes. Le taux de présence du public est beaucoup plus élevé pour les sessions de cette durée (contre 60 minutes), tout comme le taux de rediffusion.
Nous ne suggérons pas que chaque session de votre événement virtuel ne dure que neuf minutes, mais envisagez de raccourcir de 15 ou 30 minutes les plages horaires que vous utiliseriez pour un événement physique.
Par exemple, une discussion en face à face de 60 minutes devrait durer 45 ou 30 minutes lorsqu’elle est livrée en ligne.
Ce n’est pas toujours facile de débuter dans ce genre d’évènement, mais les professionnels chez cityvent sont prêts à vous aider et concevoir l’évènement de votre rêve.
Affinez vos titres et descriptions
Lorsqu’ils se voient proposer plusieurs options simultanées pour les sessions à choisir dans un cadre d’événement physique, les participants s’appuient souvent sur le bouche-à-oreille, demandant aux autres participants à quel groupe ils participent et pourquoi. La plupart des conférences virtuelles n’ont pas cette dynamique.
De plus, de nombreux événements en ligne s’appuient sur des e-mails, des publications sur les réseaux sociaux et d’autres tactiques pour informer les participants des informations qui seront présentées (il n’y a pas de guide de conférence écrit ou d’application mobile dédiée dans la plupart des cas).
Ainsi, les participants à votre événement virtuel disposent de moins d’informations lorsqu’ils décident des sessions à écouter et de celles à ignorer.
Par conséquent, il est encore plus important que les titres de session et les descriptions de votre programmation de conférence virtuelle soient descriptifs et convaincants.
Utilisez le chat des participants tôt et souvent
La composante réseautage des événements en personne est presque toujours citée comme la meilleure partie de la conférence.
Bien qu’il soit bien sûr plus difficile de fournir un réseau riche en ligne, vous pouvez aider les participants à interagir entre eux et avec les présentateurs en faisant un usage libéral de la fonction chat / Q & A dans la plate-forme d’événements virtuels que vous avez choisie.
L’animateur / modérateur devrait poser des questions aux participants au début de la journée pour habituer les participants à la fonctionnalité, ainsi qu’entre les sessions pour faciliter le réseautage.
Chaque présentateur de votre événement virtuel devrait répondre aux questions du public à l’aide de l’outil Chat / Q & A.
De plus, l’un des avantages intégrés des conférences en ligne est la possibilité d’utiliser la fonction d’interrogation du logiciel pour poser des questions au public et obtenir des résultats mathématiques instantanés.
Vous devriez former vos présentateurs à l’utilisation de cette fonction d’interrogation pour rendre les sessions plus intéressantes et interactives.
