Envisagez-vous d’embaucher une hôtesse évènementielle ? Vous n’êtes pas sûr d’être prêt à vous engager pour un autre employé pour votre évènement ? Pourquoi une hôtesse est-elle importante, après tout ? Lisez ci-dessous pour bien comprendre ce que fait une hôtesse, l’importance d’une hôtesse dans votre entreprise et quelques alternatives à une hôtesse traditionnelle.
Qu’est-ce qu’une hôtesse ?
Une hôtesse est le premier point de contact que toute personne a lorsqu’elle contacte votre entreprise. Elle est en quelque sorte le visage de l’entreprise. Il est donc important que cette personne représente bien votre entreprise. Pourquoi une hôtesse est-elle importante? Parce que la première impression que les clients potentiels, les clients, les employés ou les partenaires ont de votre entreprise peut être à l’origine de votre succès ou de votre chute. C’est pourquoi il est important de connaitre la valeur d’une hôtesse au sein d’une entreprise.
Description du poste d’hôtesse
Les tâches d’une hôtesse varient d’un endroit à l’autre. Certaines des tâches que vous assumerez en tant qu’hôtesse sont les suivantes :
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- Accueil des invités
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- Mettre les clients en contact avec le personnel approprié
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- Créer une expérience positive et mémorable pour les clients, les patients, les partenaires, les employés, les investisseurs, toute personne qui entre ou appelle votre lieu de travail.
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- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques
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- Planifier et confirmer les rendez-vous, réunions et déplacements
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- Tenir à jour les calendriers
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- Prendre des messages
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- Accepter les livraisons par courrier et par coursier
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- Augmenter la sécurité en déterminant qui a accès au bureau
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- Informer les employés des arrivées ou des annulations des visiteurs
Qui peut être hôtesse ?
En règle générale, l’exigence d’éducation pour devenir hôtesse est un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. De nombreux lieux d’affaires préfèrent mais n’exigent pas d’expérience en tant qu’hôtesse avant d’embaucher. Une compréhension du traitement de texte, des applications de tableur et des diverses technologies susceptibles d’être utilisées pour l’industrie spécifique est certainement un plus lorsque les employeurs recherchent une nouvelle hôtesse. Il en va de même pour une attitude professionnelle, un comportement amical et une capacité à répondre au téléphone de manière professionnelle.
Les soft skills sont très importantes chez une hôtesse. Ils doivent être organisés, parler et écrire clairement, gérer leur temps efficacement, être courtois et intègres. Une bonne hôtesse sera une auditrice active et se présentera toujours comme une professionnelle.
Généralement, une nouvelle hôtesse doit recevoir une formation avant sa prise de poste, mais il existe aujourd’hui une agence d’hôtesse évènementielle qui peut aussi bien former les personnels. Si l’hôtesse travaille dans une industrie médicale, elle apprendra les lois sur la protection de la vie privée. Chaque bureau est différent et la formation variera d’un endroit à l’autre.
Une hôtesse touche à un peu de tout. Elle accueille les clients, les employés et les visiteurs, et les oriente vers où ils doivent aller. Elle répond aux questions générales par téléphone et par courrier électronique, fournit une résolution lorsqu’elle le peut et transmet le reste à l’employé approprié. Elle garde une trace des développements importants comme les arrivées de colis et informe le personnel approprié. Mais sa véritable importance transcende ses fonctions spécifiques. Elle sert de lien fédérateur dans l’entreprise et à bien des égards, elle est le visage humain de l’entreprise.
